公司會議室管理制度
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在快速變化和不斷變革的今天,制度起到的作用越來越大,好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那麼制度的格式,你掌握了嗎?以下是小編幫大家整理的公司會議室管理制度,僅供參考,大家一起來看看吧。
1 範圍
本標準規定了公司辦公樓三樓、四樓、五樓、六樓及(車庫二樓)等會議室的管理職責、會議內容、會議主持人、會議時間、會議地點及參加人員。
本標準適用於吉林新力熱電有限公司會議室的管理。
2 管理職責
2、1 綜合管理部職責
2、1、1 負責例會的通知、會議室的安排及保證室內整潔衛生、設施完好。
2、1、2 負責協助主管領導,做好各部門之間在落實例會上所決定問題方面的協調工作。
2、1、3 負責經理辦公會議及經理辦公擴大會議的議程安排、會議記錄(含會議紀要的起草印發),對會議決定的事宜進行督查督辦,並做好督查督辦情況的反饋工作。
3 管理內容與要求
3、1 會議類別:公司會議根據會議性質不同分爲經理辦公會、經理辦公擴大會、工作計劃會、生產調度會、安全工作會議、經濟活動分析會、員工大會。
3、2經理辦公會議
3、2、1會議內容:公司內部管理中重大事項的研究與處理。
3、2、2會議主持人:公司總經理
3、2、3會議時間:因需而定
3、2、4會議地點:辦公樓五樓會議室
3、2、5參加人員:黨委書記、副總經理、黨委副書記及工程總指揮
3、2、6會議組織和記錄:綜合管理部部長
3、3 經理辦公擴大會議
3、3、1會議內容:公司日常工作、行政事務、重大活動安排。
3、3、2會議主持人:總經理或總經理委託的公司其他領導
3、3、3會議時間:因需而定
3、3、4會議地點:辦公樓六樓會議室
3、3、4參加人員:部長助理及以上管理幹部
3、3、5會議組織和記錄:綜合管理部文字祕書
3、4 計劃會
3、4、1會議內容:部署落實公司下月工作計劃。
3、4、2會議主持人:計劃營銷部部長
3、4、3會議時間:每月27日上午9:00分
3、4、4會議地點:辦公樓六樓會議室
3、4、5參加人員:公司領導、部長助理及以上管理幹部、其它相關人員
3、4、6會議組織和記錄:計劃營銷部綜合計劃員
3、5 生產調度會
3、5、1會議內容:彙報檢查前日生產中出現的問題,研究解決方案,落實責任單位和完成時間並部署當日工作。
3、5、2會議主持人:生產策劃部部長
3、5、3會議時間:每日上午8:30分
3、5、4會議地點:辦公樓六樓會議室
3、5、5參加人員:總經理、副總經理、運行部部長及助理、各點檢組長、維修部部長(副部長)、燃料部部長(副部長)、生產策劃部安監、節能專工、檢修計劃專工、物資部部長及助理、計劃營銷部部長、綜合管理部長及保衛主管,公司其它職能部門部長可根據工作需要臨時參加會議。
3、5、7會議組織和記錄:生產策劃部
3、6 安全工作會議
3、6、1 安全生產委員會會議
3、6、1、1會議內容:研究部署上級安全會議的貫徹及安全生產方面的重大決策;總結分析公司半年(全年)的安全情況;制定公司年度安全目標及安全工作重點。
3、6、1、2會議主持人:安委會主任
3、6、1、3會議時間:每年元月和七月或因需臨時安排
3、6、1、4會議地點:辦公樓六樓會議室
3、6、1、5參加人員:全體安委會成員
3、6、1、6會議組織和記錄:公司安委會
3、6、2 安全生產分析會議
3、6、2、1會議內容:分析當月安全生產形勢,總結事故教訓,明確薄弱環節,研究預防事故對策,提出下月安全工作的要求和目標。
3、6、2、2會議主持人:副總經理
3、6、2、3會議時間:每月5日上午9:00分(節假日順延)
3、6、2、4會議地點:辦公樓六樓會議室
3、6、2、5參加人員:總經理、黨委書記、黨委副書記、生產策劃部部長、運行部部長及助理、燃料部部長、維修部部長、物資部部長及助理、綜合管理部部長、保衛主管、生產策劃部安監主管、生產策劃部安培專工、運行部安培專工、燃料部安培專工、維修部安培專工。
3、6、2、6會議組織和記錄:生產策劃部安監主管
3、7 員工大會
3、7、1會議內容:涉及全體員工切身利益的有關事宜,如工資、住房、保險等;涉及公司生產與發展需向全體員工說明形勢或進行動員時。
3、7、2會議主持人:總經理或總經理委託的公司其他領導
3、7、3會議時間:因需而定
3、7、4會議地點:
3、7、5參加人員:公司全體員工
3、7、6會議組織和記錄:綜合管理部文字祕書
4 會議要求
4、1與會人員必須按時參加會議。開會時要做到有始有終,嚴禁私自中途退場,有事要向有關領導請假。
4、2與會者要做好會議記錄。有傳達任務的事項,參加者要及時、準確地傳達下去,並認真執行會議所確定的各項任務。
4、3與會人員開會期間應將手機關掉或將響鈴設置成振動位置。
5 檢查與考覈
由綜合管理部對各部門執行本標準情況進行檢查,並根據檢查情況提出考覈意見、
爲加強會議室管理,特作如下規定。
1.保證會議室整潔,會議室管理員應每週打掃一次,大掃除每月進行一次,做到衛生無死角,桌面無灰塵,桌洞無垃圾。
2.嚴格室內財物管理,做到賬目清楚,無遺失。若有丟失,及時追查上報。
3.嚴格會議室使用登記,及時檢查使用情況,做好監督檢查和追責工作。
4.保管好會議室鑰匙,不得隨便外借,價請使用監管。
5.在學校接待領導來賓時,提前進行整理衛生等,主動協助做好接待工作。
6.管理員在請假前,必須和主管領導做好交接,防止管理出現空檔。
目的:爲加強公司會議室管理,確保會議室的正常合理使用,特制定本規定:
一、會議室的登記管理
各部門及顧客使用會議室需到有成客服部登記,填寫《會議室使用申請單》,並說明會議的相關情況。 會議室收費標準爲:30元/小時,如需提供純淨水、製作會標、臺卡或擺放水果等,要提前一天在《會議室使用申請單》中填寫具體數量及內容,可由有成市場部負責採購及製作。顧客如果到公司來申請,總經理確定後,需提前一天通知客服部,如需要準備水果盤等,由拓展部門出資,市場部採購。
二、會議室的使用管理
凡是要使用會議室的部門及顧客要提前填寫《會議室使用申請單》,申請部門會前到客服部領取會議室鑰匙,會後及時交回客服部,以便統籌使用。 各部門及顧客在會議期間應宣導與會人員愛護公共設施,自覺維護會議室的環境衛生,如造成會議室物資損壞(不可抗拒力除外),將給予50-500元不等程度處罰。 如有需求,可與有成總經理聯繫,由有成客服部及市場部負責佈置會場,製作相關展品,投影儀等物資租賃,負責衛生清理工作。 會後,客服及綜合部門及時整理會議室,關閉投影儀、空調、椅子及時歸位,確保各種電器斷電、門窗關閉、室內衛生乾淨整潔。
三、部門管理職責
客服部職責:負責例會的通知、會議室的安排及保證室內整潔衛生、設施完好。
綜合部職責:負責協助經理,做好各部門之間在落實會議上所決定問題方面的協調和制定工作。
市場部職責:負責經理辦公會議及經理辦公擴大會議的議程安排、會議記錄及印發。
人力資源部職責:負責協助設備的準備工作。
爲加強會議室的管理,確保會議室的安全、衛生、清潔,保障會議室的有序使用和會議的有效舉行,特制定本規定。
一、使用安排管理規定
1、會議室的由人力資源部負責管理,全體員工應自覺維護公共衛生,養成良好的衛生習慣;
2、爲保證各類會議的順利召開,人力資源部建立預約登記制,使用遵循先緊急後一般,先全局後部門會議、先預約後臨時的原則,各部門提前向人事專員申請使用;
3、各部門使用完畢後,該部門負責將會議室恢復原狀,聯繫人事專員檢查後方可。
4、當月發生大掃除時,由值日部門負責清掃;
二、日常值日管理規定:
1、各部門負責當月會議室的清潔工作,由部門主管安排員工值日時間,保證每天值日;
2、值日生值日後主動簽到,聯繫人事專員檢查衛生,值日效果由人事專員評定1-3分;
3、月均得分最低的`一組將承擔12月的值日工作,未簽到、不找人事專員檢查的評定0分;
三、會議室值日表:
四、清掃標準
1、值日生日常清理標準:
室內用品擺放整齊、有序,無雜物;地面、桌面和椅面等易落灰塵的角落每天清潔。
2、大掃除清理標準:
門窗保持乾淨、明亮,地面、桌面及椅子無污漬。房門拉手處、燈開關無污漬。
3、會議室使用者清理標準:
應在每次會議後及時清掃衛生,整齊擺放桌椅;清理茶杯、廢紙等雜物,有損壞及時向人力資源部報告。
會議室管理規定由二月份開始正式實施,最終解釋權歸人力資源部門所有。
一、目的:
會議室是公司舉行會議,接待來賓的場所,爲了充分利用會議室的功能,給員工創造一個良好的辦公環境,使會議室的管理和使用更加規範化、合理化,以確保公司的各類會議的正常召開,現結合本公司的實際情況,制定本制度。
二、責任:
會議室使用管理由公司行政部負責,並實施監督。
三、範圍:
適用於公司所有人員。
四、會議室使用細則:
(一)會議室是專門用於召開會議、研討工作、接待來賓的地方,未經允許,不得挪借他用。
(二)公司會議室的管理由行政部統一負責,會議涉及使用的設備及設施由指定專人負責保管、管理與調試。
(三)爲了避免會議室使用時發生衝突,各部門如需使用會議室,需提前一天填寫《會議室使用申請表》交至行政部,以便統一安排。公司每天都會將會議室統一上鎖,各部門人員在使用會議室時必須登記,並領取鑰匙和會議牌。
(四)臨時召開的緊急會議需要使用會議室時,要及時通知行政部提出申請並登記使用。
(五)各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加人數等,如需提供純淨水、製作會標、擺放水果的,要在《會議室使用申請表》中填寫具體內容及數量。
(六)如遇到會議室之間發生衝突的,要堅持局部服從整體的原則,公司會議優先於部門會議,部門會議之間由部門之間本着重要、緊急優先的原則自行協商解決。
(七)開會期間,請愛惜會議室的設備設施。
(八)會議進行中,請把相關的標識牌放在指定的位置。
(九)會議結束後,相關人員應及時整理會議場地,關閉各種電器,如發現設備故障和公物損壞應及時報行政部,以便及時修理,保證其他會議的順利進行。
(十)會議室的使用部門,要維持室內清潔,使用完畢後將移動的桌椅及時放回原位,以方便其他部門使用,並通知行政部。
(十一)嚴禁在會議室打牌、嬉戲打鬧等。
(十二)室內物品未經行政部批准,不得私自轉借他人或挪借他用,若要借用會議室的物品,需填寫《會議室使用申請表》,做好相應的登記,使用完畢後,及時歸還。
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