如何做好自己的時間管理
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如何做好自己的時間管理。我們每天都有許多的事情去做,如果不能合理安排自己的時間,那麼就會顯得很有壓力,覺得不夠時間去做。那麼讓我們瞭解一下如何做好自己的時間管理?
1、明確自己的首要任務
不單是工作任務在變化,每個人的瑣事、雜務也越來越多,但所有的事情一定要分清重要程度,優先把我們的精力和時間放到最重要的任務上。
一天或一週中一定有些事情要比其它事情更重要,我們的目標就是一天完成最多三件要事就足夠了。
一定要儘量減少自己的目標和關注方向,你的精力和時間都有限,想成功就要學會焦慮在最重要的事情上,而不是把有限的時間和精力分散到5、10個不同的方向上,那你永遠都不會成功。
最重要的事情只有一件
爲什麼時間管理上講優先做的事情是最重要但不緊急的事情?
2、減少切換的次數
當你面臨多任務時,最好的方式就是減少切換的次數。
怎麼能做到呢?就是減少干擾。當你做事情的情況,儘可能一切可能減少各種你能預測得到的干擾信息。比如你在寫文章時,把QQ關掉和你電腦上所有能彈出消息的軟件全部關閉,如果不需要搜索網站,最好連瀏覽器也關閉。
否則當你正在專心致致的解決問題,彈出一個QQ消息、一條熱點新聞、一個新郵件到達的提示,這會立刻打斷你的注意力,讓你當前的任務切換到新的信息上面,這一切都是下意義的,完全不由你控制。
除此之外,做重要事情,開會、溝通、寫作,做決定時最好把手機靜音,倒扣在桌面上,免得手機也來干擾你。
我經常會在做一些重要工作時,拿着筆記本找到一間無人的會議室進行工作,然後把手機放到辦公桌上。工作1、2個小時之後,再走出來會議室,看看手機或電腦上是否有需要處理的事情。
3、不實時在線
到現在爲止,我爲了減少干擾,基本上把手機上絕多數通知全部關閉、不用微信朋友圈,不刷微博,QQ、郵件一天只上1、2次。
微信因爲工作相關,在一天控制只刷幾次。並且不會在所有的工具上實時在線,並且立刻給出反饋。
一定中會刻意的留出幾個固定的大塊時間去閱讀、思考、運動。
很多人一直說自己沒時間,但是在手機上安裝小容、24PI之類的記錄軟件,就會發現每天在手機上使用的時間會遠遠超出你的想象。
有沒有什麼高效使用微信的.經驗?
4、批量處理
不管如何管理時間,總會有大量的雜事處理。對於這些事情最好的方式就是批量處理同一類似的任務,能大幅提高效率。
兩種方式:
把同一類型的任務集中到同一時間段處理處理。
不相關的任務、雜事集中到一起處理
5、學會拒絕、練習授權
不是所有的任務都需要接受,學會拒絕,看看以前寫的老好人系列。
當你在處於管理工作時,最好的方式就是練習授權,把其它人可以完成的事情或價值不高的事情,都安排給其它人處理,自己專注在最重要的事情上。
6、學會精力管理
保持充足的睡眠,學會放鬆,知道如何給自己充電,讓自己的狀態一直保持到最好。
學會充電讓你的動力滿格
BBC 睡眠十律的10個睡眠建議
學會有效的休息
1、直奔主題、聰明人要遠離瑣碎,保持焦點
由於我們一次只能踏上一條船,“船”的選擇便顯得格外重要。爲此,經濟學家告訴我們,要保持焦點:一次只做一件事情,一個時期只有一個重點。西屋電腦公司總經理迪席勒辦公室門上的標語是:“不要帶問題給我,帶答案來。”
2、80/20原則
要把精力集中在最出成績的地方,所謂“好鋼用在刀刃上。”只要你細心地總結一下,你就會發現:你得到的80%的幫助來自於你20%的朋友,與此同時,你投入的80%的精力卻只得到20%的收益。我們常常是把大多數時間和精力花在並不很重要的地方。
一位年輕的推銷員售油漆時,頭一個月僅掙了160美元。他仔細分析了他的銷售圖表,發現他的80%收益來年曆20%的客戶,但是他卻對所有的客戶花費了同樣的時間。於是,他要求把他最不活躍的36個客戶重新分派給其他銷售員,而他則把精力集中到最有希望的客戶上。不久,他一個月賺了1000美元。他從未放棄這一原則並最終成爲這家公司的主席。
3、現在就做
當一位企業鉅子被問到“成功的祕訣”時,他只說了四個字:“現在就做”.拖延或日推遲開始是大量時間被浪費的主要原因。許多人習慣於“等候情緒”,也就是花費很多時間以“進入狀態”,卻不知狀態是幹出來而非等出來的。記往,栽一棵樹的最好的時間是20年前,第二個最好的時間的現在。
4、“不得不走”
不要被無聊的人纏住,也不要在不必要的地方逗留太久。在現實生活中,一個人只有學會說“不”,他纔會得到真正提自由。成功的人大多是有個性的人,他們敢作敢爲,敢於說“不”.他們的心裏有一個鬧鐘,當“不得不走”時,它就會及時地響起。他們懂得限制時間,不僅是對自己,也是對別人。
脫口秀明星拉瑞·金說:“我發現在生命中得到的愈多,不論是職業上或金錢上,你就可以挑選得愈挑剔,我現在已經沒有非去不可的午餐了。”
5、避免爭論
在這個“共生的時代”,寬容的心態與合作的意識會使人如沐春風。寬容的人會本能地避免爭論。因爲無謂的爭論,不僅會影響情緒和人際關係,而且還會浪費大量時間,到頭來往往解決不了什麼問題。說的越多,做的'越少,聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時常常已走出了很遠的距離。
有經濟頭腦的人,不僅與人爲病況,而且總是儘可能地配合別人,比如開會守時、自覺遵守社會秩序。因爲他深知,你耽誤了別人的時間,別人就有理由耽誤你的時間,一個人的不自覺會導致很多的人不自覺,“榜樣的力量是無窮的”.
6、成本觀念
經濟學非常講究成本。對待時間,就要像對待經營一樣,時刻要有一個“成本”的觀念,要算好賬。在生活中有許多屬於“一分錢智慧幾小時愚蠢”的事例,如爲省一元錢而排半小時隊,爲省兩毛錢而步行三站地等等,其實都是極不划算的。在國外,給小費有時是爲了贏得時間。
在經濟學中,休閒也是有成本的,它的機會成本就放棄了工作所能帶來的收益。因此成功人士十分推崇積極休閒,因爲“不同的歌聲會帶來不同的心情”.在他們看來,積極的休閒應該有利於身心的放鬆、精神的陶冶和人際的交流,比如打羽毛球、看體育比賽、踏青、去圖書館、參加文化沙龍、聽講座、寫作以及知心朋友間的聊天等都很有好處。
1、有些事情沒必要去做
生活中總是有很多人成天忙忙碌碌,從早到晚轉的像個停不下來的陀螺,別說自己的感受了,身邊的人看着都覺得累。但其實認真想想,真的有那麼多事要忙嗎?其實仔細想想,每天花費了大量時間去做的某些事情,對於我們而言真的有意義嗎?
管理者在工作的過程中,應該對自己每天要做的事情和行程安排等做一個詳細的統計,然後再把這些事情做一個排序,從非常重要到不重要的事情,你會發現其實有很多事情我們根本沒必要去做,或者說有些事情,即使我們去了做了也只是在浪費自己時間,並不能換來好的結果。
爲了方便我們尋找這些浪費時間的工作或活動,我們需要拿出時間記錄,並逐一詢問,“如果不這樣做會發生什麼?”如果你認爲“不會有影響”,那麼它應該立即取消。
然而,許多經理和忙碌的人每天都會做一些他們認爲很難放棄的事情,比如被邀請參加一個聚會或參加一個組織的聚會,等等。他們不知道自己花了多少時間。而這些工作本身既不感興趣,也無法獲得足夠的價值。
但他們卻要承受這些重擔,年復一年,就像天災一樣,躲不住。其實,處理這樣的事情,我們應該考察它是否對組織有貢獻,對自己有沒有貢獻,對對方的組織有沒有貢獻。如果沒有,可以拒絕。
2、不要浪費員工的時間
這種情況在企業管理的過程中偶爾會發生,它的效果並不明顯,但有一個簡單的方法來診斷它是如何發生的以及何時發生的:問問你的下屬。
高效的管理者知道如何系統而真誠地問下屬:請想想我經常做些什麼來浪費你的時間而沒有效果?問這樣的問題,並要求對方說出真相,纔是真正高效管理者的.素質。
其實常見的一種現象就是集體開會,在開會的時間有些領導者總是要求全員參與,但會議上所說的事情卻很可能可大多數員工的工作根本沾不上邊,這其實就是在公然的浪費大家的時間。
即使管理者處理有效的工作,他們處理它的方式可能會浪費其他人的時間。許多知識工作者知道什麼會浪費他們的時間,但他們不敢面對這個問題。他們害怕因爲小損失而犯錯誤,但即使有什麼錯誤,也可以很快的彌補。
3、做一個時間管理計劃
如果我們想要知道自己的時候都花在了什麼地方,以及如何合理的利用好自己的時間,那麼我們首先就應該學會記錄自己的時間。
方法很簡單,無論你做什麼事情,你都可以用個小本子記錄下來,並詳細說明你爲了做這件事情花了多少的時間。
很多人可能都有這樣的經歷,整天忙個不停,最後一件事還沒有完成,做事情的時候,總有各種內外干擾因素干擾着你,讓你無法從頭到尾專心完成一件事。番茄工作法是可以幫助你解決這一困境的良藥。
其核心思想是“化大爲小,集中精力,一個一個打破”。它提倡記錄工作和生活中的任務。每天早上,我們都要把需要做的事情排好輕重緩急,先做重要的事,再做次要的事,然後把工作時間分成“25分鐘”並設置鬧鐘,集中精力工作25分鐘,休息5分鐘,然後再開啓一個工作流程。
每四個番茄鍾後,你可以有一個較長的休息時間,這樣,產生一個有效的工作節奏,做起事來也會更加輕鬆。
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