工作太多太乱怎么安排
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工作太多太乱怎么安排,当工作越来越多的时候,就会发现没有理出头绪的时候,将会越做越乱,这样就是导致我们在工作上面频繁出错,下面来看看工作太多太乱怎么安排。
01 制定工作排布表,细排工作事项,掌握全局
因为工作实在太多了,每天脑袋不停地切换,当场的行动和思路往往容易外界而来的事情给打断,对于其他“造访”的工作,我们还不得不及时去理它。
一天下来,每项工作或多或少我们处理一些,脑袋在集中精力处理意见事情后,往往会忽略其他的事情,所以常常忘记的早前安排的事情,是常见的现象。
我就因为忘记提醒领导行程,一个合作公司的'负责人与他商定的出行计划,结果导致那公司负责人飞往另一个城市等了他一天,结果可想而知。吸取这样的教训,制定一个详细的工作安排表,势在必行。
我就跑去咨询那些组织大型活动的项目人员,问他们如何把项目工作做得面具到,他们传授给我很棒的经验。
对于日常的工作,就要制定周度、月度,甚至是季度安排表,标明执行的时间和完成日期、需要开展的工作、完成进度、联系人、注意事项等。每天上班,第一件事情就是打开这份工作排布表,一眼就可以看清本周或本月工作进展情况,并随时根据工作进度进行调整。
02 梳理工作重点,近期的紧急又重要的工作是什么?
工作总是有轻重缓急的。
比如年后了,公司开始盘点的新的业务数据,这项工作需要你所在的部门负责,而你手上恰好是在准备一个分享会。此时,业务的盘点肯定比你的分享会重要多。业务数据盘点透彻才能更好推动业务开展,而分享会推迟个一两天分享,总不会有太大的问题吧。
所以梳理工作重点,重要紧急的事情往往排在最前面,那些不影响业务进度的时效性不强的工作事项,往往被安排在可以被“挤出来”的时间段处理。
同时,若有那些突如其来的并且要在短时间内完成的工作,原本安排好的工作往后顺延,为这“突然降临”的工作腾出时间。
一、量化目标让工作清晰可执行
所谓量化目标,就是将你需要完成的任务明晰化、细节化,然后拆分成几个可执行的最小单位,常用的方法就是列待办清单。它可以帮助你把要完成的任务,拆分成一个个可执行的小目标。
具体怎么做呢?你可以从以下三个方向着手:列出应该做的任务,而不是所有需要做的任务;为任务规划时间,而不是随意地安排;制订计划时要面向未来,但最重要的时间是接下来的1小时。
以小宇为例,在拆解任务之前,首先要明确今天小宇应该完成的任务都有什么,然后将一天的任务拆解成几个小目标。拆解完成后,小宇就要按照轻重缓急明确,在接下来的一个小时内,要先完成哪项目标。一旦明确了规划,就要“在正确的时间做正确的事”,不要做不必要的发散,像小宇的刷无关网页的行为,就属于不必要的发散了。
二、合理设计规则让工作不再枯燥
还是对怎么拆分小目标云里雾里?那么我们接下来就聊聊有效拆分小目标的方法。
1.私人订制番茄工作法
传统的番茄工作法简单易行,基本包括五步:决定待完成的任务;设定番茄工作法定时器至25分钟;持续工作直至定时器提示,记为完成一个番茄;每完成一个番茄,短暂休息3~5分钟;每完成四个番茄,休息15~30分钟。
但这种传统的方法并不适用于所有人群所有工作。你是不是也遇到过这样的情况:短暂休息3~5分钟之后,或因为懒惰或因为有其他突发任务要处理而无法完成下一个番茄?
正处在番茄计时阶段,领导突然打来电话,接了会影响计时,不接有可能会彻底丢掉工作?到底该如何是好呢?
其实,剖开事物的表面现象看本质不难发现,番茄工作法的核心是设定单位时间,以单位时间安排任务,提高对时间的敏感度,至于单位时间是25分钟还是15分钟还是1个小时,都可以根据你的自身情况或工作特点来调整。
像背单词这种容易拆分、且有明确目标和界定的任务,比较适用于传统番茄工作法,猿辅导针对孩子们推出的小猿时间管家就是这种方法的最好应用。而对于像写策划案、作词作曲等创造性的工作,番茄工作法就不那么适用了。
2.四象限工作法
如果说番茄工作法针对的是对待办任务的分块问题,那么四象限工作法解决的就是任务的分类问题,也就是我们上文提到的划分“轻重缓急”的问题。
四象限工作法就是根据紧急和重要这两个因素将工作任务分为紧急且重要的任务、紧急不重要的'任务、重要不紧急的任务和不紧急不重要的任务四大类,然后在一个固定的时间内
比如一天、一个星期或一个月,先安排掉紧急且重要的任务,再在紧急不重要和重要不紧急的任务里挑选相对效益更高的任务安排掉,最后再处理掉不紧急不重要的任务。
四象限工作法的最大好处,是帮你在一堆看似又紧急又重要且都需要马上完成的工作堆中,合理梳理出任务完成的先后顺序,解救你的“一脑袋线头”。
对于小宇来说,写复盘报告无疑是又重要又紧急的任务。这时,她就可以把客户咨询电话、给财务组反馈项目报销费用、帮助项目组组长定会议室按照四象限法加以分类,合理有序地完成。
一,早起
职场上,很多人都在抱怨每天上班花费在乘车上的时间过长,让自己无法有时间的自由。也总是在最后一刻赶到单位,匆匆忙忙就开展了工作。如果您想获得时间,请一定要早起。
很多成功人士背后都隐藏着一个秘密,就是都有早睡早起的好习惯,
例如,王健林每天准时6点起床,7点10分到公司,基本上雷打不动,前后时间差不超过5分钟。
一日之计在于晨,一晨之际在于起。我们可以先尝试早起15分钟,做以下这些事情:
1、给自己5分钟吃个美美的早餐;
2、给自己5分钟想想今天重要的三件事情;
3、提前5分钟出发,不为浪费过多的乘车时间而焦虑。
每天早起15分钟,心情舒畅一整天!
第二,列清单
对,就是列待办清单!职场上您是否有这样的情况发生?有时不知道做什么工作,突发事情太多,无法集中精神。
我们的大脑是CPU,不是硬盘,擅长的'思考,而不是记忆。大脑塞的越多,忘的越快。
计划的第一步,管理自己不是靠大脑,靠我们的收集列清单。
因此,我们要学会在职场上列待办清单,分上班前(提前)和上班中(随时)两个场景。
早上到达办公室,不要着急开始工作,先打开桌面便签(时刻提醒自己):
1、一边思考,一边记录今天需要做的工作,写入你的待办清单;
2、对今天工作进行分类——会议室,办公室,电话,外出等;
3、挑出重要而不紧急的,标红;重要紧急的标蓝;在你精力最好的时间段做重要不紧急的;
4、做完一件划掉,增强你的自信心。
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