如何使溝通更有效
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如何使溝通更有效。溝通是人與人之間、人與羣體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程,以求思想達成一致和感情的通暢。學會溝通是做人的基本,也是提升自己能力的一個關鍵。那麼如何使溝通更有效呢?
如何使溝通更有效1
1、理清情緒本質。
人際溝通最難之處,在於常常沒有理清當下的情緒本質,所謂“剪不斷,理還亂”正是寫照。
譬如媽媽晚上打電話給青春期的兒女,表面上是生氣的口吻:“翅膀硬啦!怎麼都不回家?”,但她真正想説的可能是:“我很想你,希望等你回來一起吃飯”。
即使作為母親,也未必意識到這一點:可能只感受到自己不高興,但沒有發現背後的理由是想念小孩。而對方只聽到質問,沒有關心,反而會覺得媽媽很囉嗦。
那要怎麼做呢?得從“自我覺察”開始。具體可以遵循3個步驟,然後在試錯中不斷修正:一是先聽別人説了什麼;二是感覺自己想做什麼、實際上做了什麼;最後再經由反省,下一次做出調整。
在這個“聽、做、反省”的循環中,建議在練習時,可特別記錄下引發負面情緒的事件,分析當中的人事時地物。釐清到底是當下情境還是過去的經驗,讓自己產生不舒服的感受。
2、善用在線溝通
情緒最是難以捉摸,你不知道它什麼時候會纏繞你。如果已有情緒,或者害怕當面溝通會產生情緒,用微信、QQ等“媒介”反而可以好好傳遞訊息。在網上交流之後,再實際的面對面溝通就更容易心平氣和了。
另外,對於朋友與家人,最好在傳送訊息時,先把主要的情感關懷放在前面。把説教放下,聽的人反而有感,後面講多少道理,都更容易接受。如果開頭只顧着數落對方,最後才説出擔心的事實,再親密的人,都會因反感而排斥,徒然造成反效果。
3、溝通前先停3秒,分析對方狀態
溝通出現障礙,關鍵在於人人只想説自己的意見,沒有聽對方的話。但如何分析對方當下溝通狀態呢?
心理學家艾立克99伯恩提出人際關係“PAC分析模型”(The Parent-Adult-Child model),代表一個人平日溝通中會出現的3種內在自我狀態。包括:時而批判、時而關懷的父母(Parent);因實際環境狀況分析應變的成人(Adult);還有時而自由表達想法、時而順應的兒童(Child)。
譬如當主管看到/聽到不理想的方案內容,這3類反應都可能出現,分別是:父母式的“你到底有沒有心,這方案重做!”;或成人式的“一般來説,結論用這類圖表呈現比較易懂,希望你試試看其他可能性。”;以及小孩式的“我不太確定這樣到底好不好,你為什麼這樣做?”。
先透過初步分類,偵查出別人溝通時的真正狀態,後續判斷與應對才會比較精準。
4.學會換位思考
當對方的語氣與反應出乎自己預料,可運用同理心,站在對方處境重新思考所在情境。
譬如,一個資深同事為何突然出現任性小孩的情緒反應?也許是因為一整天的工作太疲累,有了這層理解,也許本來一觸即發的衝突,就可能出現轉機。
5、做出合適的迴應
藉由換位思考,較能進入對方的所在脈絡。像老闆如果正在發脾氣,那麼需要對應的可能是先順應安撫,而非堅持己見,繼續對峙。如果沒有做出適合的應對,就容易出現“交錯溝通”。
譬如,爸媽打電話來提到天氣變冷,剛剛在百貨公司幫你買了大衣,但下次見面可能要到農曆過年了。乍聽之下,是客觀的成人式溝通,但心裏真正的期待,卻是希望孩子早點回家,不必非等到過年不可。這時候,你要聽出背後“沒説的”意涵,適時表達想念,或主動找時間回去探望,才是從溝通中找到交集,沒有漏接雙方的意圖。
如何使溝通更有效2
語言溝通
語言是人類特有的一種非常好的、有效的溝通方式。語言的溝通包括口頭語言、書面語言、圖片或者圖形。
口頭語言包括我們面對面的談話、開會等等。書面語言包括我們的信函、廣告和傳真,甚至用得很多的E-mail等。圖片包括一些幻燈片和電影等,這些都統稱為語言的溝通。
在溝通過程中,語言溝通對於信息的傳遞、思想的傳遞和情感的傳遞而言更擅長於傳遞的是信息。
肢體語言的溝通
肢體語言包含得非常豐富,包括我們的動作、表情、眼神。實際上,在我們的聲音裏也包含着非常豐富的肢體語言。我們在説每一句話的時候,用什麼樣的音色去説,用什麼樣的抑揚頓挫去説等,這都是肢體語言的一部分。
我們説溝通的模式有語言和肢體語言這兩種,語言更擅長溝通的是信息,肢體語言更善於溝通的是人與人之間的思想和情感。
如何使溝通更有效3
一個優秀的企業,強調的是團隊的精誠團結,這其中,如何溝通是一個大學問。對於企業管理者來説,要儘可能地與員工們進行交流,使員工能夠及時瞭解管理者的所思所想,領會員工的所思所想,明確責權賞罰;而平級之間及下屬與上級之間的溝通則消除彼此之間的誤解,或者瞭解彼此心中的真實意圖,使團隊在工作中發揮出更大的效能。
可是,在現實生活中,領導與員工之間相互溝通並不是一件容易的事,由於受等級觀念、官本位思想、趨炎附勢心態的影響,往往存在一定的誤區。
溝通是企業員工之間的互動交流,溝通可以消除誤會,增進了解,融洽關係。如果彼此缺乏溝通,就會產生矛盾,釀成隔閡,形成內耗,影響企業的正常運轉。可現實中,員工之間相互溝通也不是一件容易的事,由於受等級觀念、官本位思想、趨炎附勢心態的影響,往往存在一定的誤區。
對上溝通沒有“膽”
程序員小王有一陣子老是受上司的冷落,儘管小王的業績比較突出,可在業務會上,上司很少表揚他,倒是那些業績平平的同事成了上司心目中的新寵。小王幾次想跟上司溝通,詢問上司對他的看法,可小王每當想敲上司的辦公室門時,又猶豫起來,趕緊縮回手。直到有一天,還沒到公司統一發工資的日子,上司卻通知他去財務部領工資,他才知道被公司解聘了。他百思不得其解。原來公司領導聽説小王在外偷偷搞兼職,有吃裏扒外之嫌。
其實小王是受冤的,他根本就沒有在外兼職,是他的同事嫉妒他業績出眾,打了小報告誣陷他的。如果小王及時地跟上司溝通,弄明白上司冷落他的原因,予以澄清解釋,事情就不會發展到如此悲哀的地步。
那麼小王為什麼不去主動跟上司溝通呢?這是緣於陳舊的等級觀念,不敢主動與上司溝通。一般的員工總是認為溝通是上司對下級,哪有下級主動去找上司溝通的。這種偏見貽誤了員工主動與上司溝通的機會,結果是揹着沉重的十字架而不能自拔。因此,企業員工要去掉“怕”字,主動大膽地與上司溝通,徵求上司對自己的意見,及時消除上司對自己的誤解,或者瞭解上司的真實意圖,以便更好地工作。
在這一方面,墨子的學生耕柱做得非常好,他能大膽主動地與老師溝通,消除了心中的鬱悶。春秋戰國時期,耕柱是一代宗師墨子的得意門生,不過,他老是挨墨子的責罵。有一次,墨子又責備了耕柱,耕柱覺得自己真是非常委屈,因為在許多門生之中,大家都公認耕柱是最優秀的人,但又偏偏常遭到墨子指責,讓他面子上過不去。一天,耕柱憤憤不平地問墨子:“老師,難道在這麼多學生當中,我竟是如此的差勁,以致於要時常遭您老人家責罵嗎?”墨子聽後,毫不動肝火:“假設我現在要上太行山,依你看,我應該要用良馬來拉車,還是用老牛來拖車?”耕柱回答説:“再笨的人也知道要用良馬來拉車。”墨子又問:“那麼,為什麼不用老牛呢?”耕柱回答説:“理由非常的簡單,因為良馬足以擔負重任,值得驅遣。”墨子説:“你答得一點也沒有錯,我之所以時常責罵你,也只因為你能夠擔負重任,值得我一再地教導與匡正你。”耕柱從墨子的解釋中得到欣慰,放下了思想包袱。
平級溝通沒有“肺”
古代寓言《偷斧子的人》説的是一個人丟了斧子,懷疑是他的鄰居偷的。當他看見鄰居時,發現鄰居走路像偷斧子的,説話像偷斧子的,一舉一動沒有不像偷斧子的。後來,他在山谷裏找到了斧子,再看到鄰居時,發現鄰居走路、説話一點也不像偷斧子的了。
這個故事也可以看作是在影射平級之間缺乏交流溝通而引起猜疑。而現實生活中,平級之間以鄰為壑,缺少知心知肺的溝通交流,因而相互猜疑或者互挖牆角。這是因為平級之間都過高看重自己的價值,而忽視其他人的價值;有的是人性的弱點,儘可能把責任推給別人;還有的是利益衝突,惟恐別人比自己強。
一個優秀的企業,強調的是團隊的精誠團結,密切合作。因此平級之間的溝通十分重要。平級之間要想溝通好,必須開誠佈公,相互尊重。如果雖有溝通,但不是敞開心扉,而是藏着掩着,話到嘴邊留半句,那還是達不到溝通的效果。
有一家企業,財務部和營銷部長期缺乏溝通,有時候開聯席會議,也是各懷鬼胎,沒有誠意。因而在一些事情上,兩個部門長期扯皮,影響了企業的聲譽。心細的老總髮現了這個癥結,他把兩個部門的頭頭找到一塊,叫他們推心置腹地溝通。原來兩個部門長期有隔閡,是因為他們的'部屬背地裏都在説對方的壞話,財務部説營銷部做爛好人,總是把客户直接帶到他們辦公室討債。財務部想把公司的流動資金多週轉一次,對外謊稱公司帳户上暫時沒有錢,而營銷部的人卻拆他們的台。經過老總做工作,兩個部門的頭頭都作了自我批評,相互賠禮道歉,表示要嚴格管束自己的手下人,團結一致,為公司的共同利益而密切合作。從這以後,這兩個部門經常密切溝通,工作非常協調。
對下溝通沒有“心”
有些企業領導人錯誤地認為:決策是領導做的,部下只需要執行上級決策,不需要相互溝通。其實溝通是雙向的。領導要使決策合理和有效必須要廣泛蒐集信息、分析信息,才能做出科學判斷。
如果企業管理者不信任自己的員工,不進行必要的溝通,不讓他們知道公司的進展,員工就會感覺自己被當作“外人”,輕則會打擊員工士氣,造成部門效率低下;重則使企業管理者與員工之間,形成如阿貓阿狗樣的相互不信任的敵意,產生嚴重隔閡,無法達成共識,有時候甚至會誤解領導的意圖而消極抵抗。因為決策是領導的事,與員工無關。
某國有纖維廠產品很暢銷,企業效益也很好,但主要領導通過國內外考察,意識到該產品兩年後必然會因為加入WTO而面臨國外產品衝擊的危險,於是決定立即引進新的生產線,生產新產品。由於資金不足要求全廠員工集資,規定不集資的就下崗。職工對此怨聲載道,產生強烈的抵抗情緒,認為那是領導好大喜功,結果釀成大規模上訪事件。無奈之下,廠裏只好取消了這個集資計劃。兩年後果然受到了市場衝擊,全廠上下都很後悔。這就是因為廠領導事先沒有跟員工深入地溝通所致。
在實際生活中,影響對下溝通的主要因素就是領導沒“心”,缺少熱忱。一些企業領導人也注意跟員工的溝通,但是由於沒有交心,隔靴搔癢,溝通的效果也就大打折扣。上級對下溝通,關鍵是要一個“誠”字,用心去溝通。
作為一名企業管理者,要儘可能地與員工們進行交流,使員工能夠及時瞭解管理者的所思所想,領會上級意圖,明確責權賞罰。避免推卸責任,徹底放棄“混日子”的想法。而且,員工們知道的越多,理解就越深,對企業也就越關心。一旦他們開始關心,他們就會爆發出數倍於平時的熱情和積極性,形成勢不可擋的力量,任何困難也不能阻擋他們。這正是溝通的精髓所在。
沃爾瑪公司的股東大會是全美最大的股東大會,每次大會公司都儘可能讓更多的商店經理和員工參加,讓他們看到公司全貌,做到心中有數。薩姆·沃爾頓在每次股東大會結束後,都和妻子邀請所有出席會議的員工約2500人到自己的家裏舉辦野餐會,在野餐會上與眾多員工聊天,大家一起暢所欲言,討論公司的現在和未來。為保持整個組織信息渠道的通暢,他們還與各工作團隊成員全面注重收集員工的想法和意見,通常還帶領所有人蔘加“沃爾瑪公司聯歡會”等。
薩姆·沃爾頓認為讓員工們瞭解公司業務進展情況,與員工共享信息,是讓員工最大限度地幹好其本職工作的重要途徑,是與員工溝通和聯絡感情的核心。而沃爾瑪也正是借用共享信息和分擔責任,滿足了員工的溝通與交流需求,達到了自己的目的:使員工產生責任感和參與感,意識到自己的工作在公司的重要性,感覺自己得到了公司的尊重和信任,積極主動地努力爭取更好的成績。
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