文祕技能要求
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文祕技能要求,在我們的日常生活中有很多做文祕的朋友,如果想成爲一個合格的文祕是需要具備一定的技能要求,下面小編就來分享一下文祕技能要求,希望對大家有所幫助,快來看看吧。
文祕技能要求1
(一)較高的文字水平
祕書人員工作中的一個重要任務,就是從事大量的文字工作,幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此,祕書人員必須具備紮實的文字功底,不僅要精通語法、修辭和邏輯知識,還要掌握一定的寫作規律。漢語詞語浩瀚,文體廣博,這爲文字工作者提供了良好的條件。但是,寫作是一種綜合能力的表現,要做到內容與形式的統一,既要有好的表現形式,又要有充實的內內容,並不是一件輕而易舉的事。這就要求祕書人員加強寫作實踐,熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧,隨時注意積累資料,不斷提高寫作水平。要注意文風的改革,培養洗煉的文字表達能力。
(二)較強的組織能力
現代的祕書人員,既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才,也不是那種只會“捆捆紮扎、收收發發”的簡單勞動者,而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求,祕書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動,如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力,就無法把工作搞好。對此,祕書人員一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀點,統籌安排工作。
(三)準確的判斷能力
皮貝克(美國人才代徵聘專家)說:“最重要的才能莫過於能作出正確的判斷,而這種特殊才能將是電腦永遠無法取代的。”爲了實現領導的指示,商務祕書必須正確領會領導意圖。不論是日常的還是突然而來的工作,商務祕書必須從各個角度對問題進行思考和分析,儘快地作出判斷,準確無誤地應付,或者當機立斷地去做,不致出現失誤或漏洞。艾科卡 (美國企業界的傳奇人物,美國克萊斯勒汽車公司總裁)說過:“如果你已經有了95%的資料,但想再取得其餘的5%,卻還得花費六個月。到了那時,市場行情已經變了,你的資料也過時了。生活的全部要點就是:選擇時機。”可見在如今的“商戰”中,商務祕書成熟敏捷的判斷力更爲重要。
(四)敏捷的應變能力
祕書的一個主要職責就是爲上司提供事務性的服務,減少外界一般性事物對上司的干擾,這需要祕書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中,祕書是上司的代表和發言人,這要求祕書默契地配合上司,幫上司打圓場,爲領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關係。在面對一些緊急情況時,有良好的應變能力並能在短時間內做出處理方案,這也是祕書要具備的非常重要的能力之一。
(五)廣泛的`社交能力
當前,社會交往已成爲社會各階層的一項“熱門”活動。社交對於祕書人員來說同樣重要。首先,社交可以開闊視野,增長知識。在廣泛的社交中,可以博採衆長,學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智,智是謀之本,這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手作用。其次,社交是辦事的輔助。祕書人員辦理公務,聯繫事務,自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑,克服阻力,提高辦事效率。
(六)掌握外語的能力
隨着市場國際化的發展和企業規模的擴大,越來越多的管理者要到國外進行投資、經濟管理或進行國際貿易交際、商務談判,簽訂合同等,這就要求商務祕書具備一定的外語能力。現在即使是沒有涉外經濟業務的企業,也要求商務祕書人員掌握1一2門外語,能夠利用外語閱讀或查閱資料,並熟練掌握外語會話、寫作的能力。
(七)計算機操作能力
美國在線公司總裁史蒂夫,凱斯說:“當多數人上網時,這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的信息,這會在一個比較完善的市場爲他們提供比較完善的信息。”商務祕書需要閱讀、收集大量信息,或進行日常事務處理,或進行復雜的計算,都離不開計算機。利用網絡可以實現資源共享,快捷地瞭解世界經濟發展的現狀,節約人力和時間。隨着電子商務的興起和發展,不斷提高計算機操作能力對商務祕書而言是大勢所趨。
(八)創新能力
創新能力也是21世紀檢驗各類人才素質高低的一個重要尺度。商務祕書的創新能力,是指創造性地貫徹領導意圖,爲領導工作提供最佳服務的能力。商務祕書參謀作用發揮如何,在很大程度上取決於其創新能力的強弱。美國學者、管理專家加里哈梅爾曾說:“嶄新的思想是爲公司也爲自己創造財富的唯一途徑。”沒有創新的意識,沒有創新的思維,沒有創新的膽略,是不可能爲領導決策提供有價值的參謀建議的。
(九)運用WTO規則的能力
WTO的核心是一整套進行國際經濟貿易往來的遊戲規則體系,是一種崇尚公平、開放、規範競爭的規則網絡。中國加入WTO後,如何適應新的遊戲規則下的競爭,並運用這些規則參與競爭,是必須首先解決的關鍵問題。中國企業在這一方面的能力還很薄弱,龍永圖曾對此感慨地說:“入世後我們最大的風險不是開放,而是不熟悉規則”。作爲商務祕書,應清晰地瞭解加入WTO對本企業到底面臨哪些機遇和挑戰,甚至遊刃有餘地運用規則。在儘可能短的時間內提高自身熟悉規則、運用規則的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。
祕書人員的能力結構是一個多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結構,決不是一件輕而易舉的事情,需要終身爲之奮鬥。
文祕技能要求2
文祕基礎:溝通能力
一、 文祕工作爲什麼要重視溝通技能?
溝通是人與人之間產生活力的源泉,也是人羣行程凝聚力的基礎。溝通的效果和溝通對象的理解以及參與溝通的態度,程度緊密相聯。所以學會與人良好的溝通能力是祕書最基礎也是最重要的技巧之一。
二、 溝通的基本要素和過程
1、 有效溝通的基本要素:首先要有效溝通的前提,比如相互尊重、相互理解。 然後是把握溝通的關鍵,比如有效傾聽、構建良好的傾聽環境、克服傾聽的障礙、實現有效傾聽的準備、提問要分清類別和適用的問題形式、自信地提出要求、學會禮貌拒絕等等。
2、 有效溝通有哪些原則原則:
A、“7C”原則 (1)可信賴性(彼此信賴)
(2)保證溝通計劃與溝通環境的一致性
(3)內容(準備好進行溝通的信息內容)
(4)明確性(簡單明瞭的語言)
(5)連貫性(不要忽視補充新的信息內容,對客戶進行必要的跟進,聯繫)
(6)渠道(儘量選擇已經有的,客戶習慣用,熟練使用的信息溝通渠道)
(7)準確判斷接受能力(對方的接受能力瞭解後有針對性地表達信息)
B、用心去聽,不要在乎對方的表達方式(這是避免衝突的重要條件)
C、積極去想,分析出弦外之音(限於一些複雜的因素影響,有些溝通目標不會被直接表達出來,這就需要我們去理會)
3、 有效溝通的目標:(1)說明事物(2)表達情感(3)建立聯繫(4)和諧工作環境
4、 有效溝通的過程:(1)做好溝通前的準備(明確自己的目標,對方的背景)(2)確認對方的需求(3)正確地闡述自己的觀點(4)關注對方的反應(5)實施有效的提問(6)積極、認真地傾聽(7)及時確認,應對(反饋)(8)適時進行總結。以上1和4是本題的答案其它爲了解或補充可以可以不答。
5、 需要溝通的工作關係:(1)與客戶溝通)(2)與同事溝通(3)與上司溝通
三、 說明祕書溝通的方法和技巧
1、 及時明確溝通對象(用以下兩個方法來幫助自己:一是熟悉製作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當詢問回使已有的信息更具有針對性)
2、 瞭解溝通對象的行爲習慣和工作風格
3、 正確選擇溝通渠道(面談、書面、會議、演講、電子媒介等)
技巧:面對面談話的技巧——禮貌,儘快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機和諧。
書面溝通技巧——充分利用協作技巧來豐富自己的書面內容。
會議溝通技巧——友善、資料完善、尊重與會代表並感謝光臨。
演講溝通技巧——注意話題,調整好的心情,短少精幹,注意語言魅力和藝術,注意開場和結尾。
電子媒介溝通技巧——瞭解最新電子媒介的優勢,使用各種載體時注意文字的應用不能讓私人私公司的祕密在網上傳播。
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