如何讓會議保持高效

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如何讓會議保持高效，高管們現在平均每週花在會議上的時間爲23個小時，但其中71%的人表示，這些會議往往是效率低下的。不如事先考慮一下如何更有效開會，如何讓會議保持高效

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1、提前優化你的會議

會議超負荷的最大原因並不是根深蒂固的習慣或糟糕的辦公室政策；僅僅是因爲會議確實很糟糕。大多數會議開始時沒有任何議程可言，而沒有方向的會議根本算不上會議。

一個毫無結果的會議必然會導致更多的會議消耗。你可以通過爲你的團隊安排有價值的、富有成效的會議來結束這個循環。

首先關注會議的目的。你參加的每一次會議都應該是你成功的必要條件，也是你的企業和員工成功的必要條件。。此外，涉及太多主題或領域的會議可能會超出計劃時間，並讓參會者疏遠。

記住，富有成效的會議只有在絕對需要的時候纔會持續。爲了訓練自己縮短會議時間，你可以使用“快速會議”之類的工具。這樣你就可以自動地把你的會議時間縮短5分鐘，這樣你就有時間在會議之間把事情做完。

2、讓你的會議更民主

誰在辦公室裏安排會議？一般來說，高管和高層管理人員是召集會議並制定議程的人。雖然對主管來說，把自己的指示傳達給其他員工很重要，但直接來自上級的會議對其他人來說不會很有吸引力。

相反，試着從頭開始計劃一些會議。在向員工詢問問題之前，確定一個會議的方向或一般主題，這對保持人們參與會議大有幫助，而會議參與是保持會議簡短但有意義的最佳方式之一。即使是一些簡單的事情，比如一個匿名的投票，也可以讓參會者自由地表達他們的意見。

3、邀請合適的人

我們都有過這樣的經歷——坐在會議上，一開始就暗自納悶自己爲什麼會在那裏。一個人在不屬於自己的會議上花費的每一分鐘都是浪費，甚至有可能拖慢會議本身的效率。

確定誰屬於這個會議，誰不屬於這個會議的一種方法就是回到會議的焦點上。記住會議的主題，想一下誰會直接從討論的主題中受益，或者誰會對討論有什麼有意義的補充。

然而，出席會議是雙向的。如果在決定下次會議的安排時，你漏掉了本該出席會議的人，那麼你可能就會浪費大量時間去了解那個人的情況。

當涉及到誰真正屬於會議時，一定要想得更開放一點。例如，如果你的設計團隊正在開會，那麼最好讓產品經理和軟件工程師坐下來，以確保討論的所有內容也符合其他團隊的目標。正確的會議名單也可以爲以後的會議節省時間。

4、使用數字工具

像視頻會議這樣的技術使會議比以往任何時候都更容易了，無論參會者在哪裏或他們在做什麼。技術的擴散也催生了一波新的應用程序浪潮，使大幅減少辦公室會議的可能性越來越大。

例如騰訊旗下的TIM和企業微信，阿里的釘釘，都爲新時代的會議提供了高效的技術支持。在一些會議上，考慮爲這個主題創建一個專用的信息通道，而不是舉辦一個面對面的會議。問一些你想要回答的相關問題，或者開始一場討論。要知道，觀看一個數字會議完全可以在沒有完全停止工作的情況下進行。

其他的協作應用，比如Trello，可以讓每個人都清楚地看到其他人在做什麼，這樣就不需要經常召開會議了。如果你想減少某類會議的`次數，那就找一些可以將會議功能轉移到數字空間的軟件。

糟糕的會議正在吞噬全世界的公司收入，所以盡你所能控制辦公室的會議日程是很重要的。通過將會議視爲企業的資產，你就可以充分利用企業日常最喜歡的消遣（低效）方式之一。

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會議禮儀

會議前

在會議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面：

會議開始時間、持續時間會議地點確認會議出席人會議議題接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。地點，是指會議在什麼地點進行，要注意會議室的佈局是不是適合這個會議的進行。人物，以外部客戶參加的公司外部會議爲例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。會議的議題，就是要討論哪些問題。會議物品的準備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。