接待上級領導調研注意事項
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接待上級領導調研注意事項,接待領導需要注意很多禮儀,說起辦公室的工作,大家就會想到接電話、下通知、收發報紙等等瑣碎的事情,下面看看接待上級領導調研注意事項。
1、一定要作好接待方案
接待方案是很重要的,最好要做一份接待方案,將要做的一些準備工作和具體的一些安排儘可能細緻的寫進方案裏,同時,方案寫好以後要交給主要領導審閱,看領導對方案有什麼要求改動的地方。
2、做好車輛安排
現在公車改革以後,很多單位用車都要提前申請,一定要注意提前把車輛落實到位.要搞清楚對方有多少人,需要多少座位的車輛。如果是人數比較少,可以安排一輛小車,如果是人數多較多,則要安排一輛大車統一乘坐。在安排的時候,要考慮到車輛越少越好。
3、知已知彼,清楚對方的生活習慣
最好和對方的聯絡員多做一些溝通,在生活安排方面有沒有需要注意的地方。比如對方的北方的考查學習團隊,而己方是在南方的話,在就餐時最好準備一些麪食,做菜也要叮囑餐館不要都做得太辣。
4、接站的一些注意事項
要搞清楚對方是什麼時候到站,要提高十幾分鍾到達接站的地方,最好要做一個接站標示牌,讓對方一出站就能看到。同時,將己方的接站領導給對方做好介紹。如果對方有行李,可以幫助對方。不要搞錯了接站的時間和地點,如果客人到了你還沒到,就不好了.
5、做好解說
如果車輛乘座時間較長,可以安排一個解說員,將本單位本地區考查團需要了解的`一些情況向對方做出簡單的介紹,也可以將本地區的一些風土人情和風俗特點向對方做好介紹。如果領導重視的話,最好是要進行一番演練的.
6、做好後勤服務
要將本單位的聯絡員名字和聯繫電話告之對方的每一個人,方便對方有需要的時候聯繫。水和紙巾人手一份要發放到位,不要遺漏。另外,要注意用餐的時候按接待標準,不上高檔酒和高檔菜,遵守好相關規定。所謂禮多人不怪,雖然八項規定不讓做橫幅之類的,但是必要的禮儀不能少。
1、立刻招待來訪的客人
大部分來訪的客人對單位來說都很重要,要表示友好熱情和願意提供服務的態度。如果你正在打字應立即停止,即使是在打電話也要對來客點頭示意,但不需要馬上起來迎接,也不必與來客握手。
2、熱情主動問候客人
打招呼時,應輕輕地點頭並面帶笑容。如果是老客戶,稱呼要顯得比較親切。
3、陌生的客人光臨時
務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問:請問貴姓?請問您是哪家單位?
4、有客人未預約來訪時
不要直接回答領導在或不在,而要告訴對方:“我去看看他是否在。” 同時婉轉地詢問對方來意:“請問您找他有什麼事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明,儘量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與領導見面。
5、判斷來客的.身份與種類
要事先了解領導是願意隨時接待任何來客,還是喜歡視情況而定,一般可以將來客分爲幾個種類:(1)客戶;(2)工作上的夥伴,搭檔;(3)家屬,親戚;(4)私人朋友;(5)其他。在沒有預約的情況下,通常可按照以上順序來決定何者爲先。如果來客非常重要,就不要私自擋駕。
6、謝絕會晤時要說明理由,並表示歉意
不要在沒取得領導的同意以前就確認你另定的約見時間,最好告訴來客:“我能否給您回電話再確認時間?”
7、未經領導同意,不要輕易引見來客
即使是事先有預約的來客光臨,也要先通報領導(用電話聯繫或親自前去報告),等候指示。倘若沒有預約,即使是你認爲領導肯定會接見的客人,也不可擅自引見。
8、如果領導不在或一時聯絡不上
應該向重要來客說明原因,表示將主動聯絡或協助安排另一約見時間。如果對方表示同意,應向對方探詢其通訊地址以及聯絡時間。
9、讓來客等候時要注意
熱情招呼客人,以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪,請其等候爲合情合理。請對方在適當的位置坐下,接待室平常要準備些報刊雜誌,最好備有介紹本單位的的宣傳品,供來訪客人閱讀。客人就坐的位置應與你的座位保持一段距離,這樣,在你離座時,對方不會看到你辦公桌上的文件。
10、帶路時走在客人前方,靠邊引導
帶路時要邊留意客人的步伐,走在客人前方2-3步遠的位置,邊引導,可說:“請往這邊走。”走到拐彎處時要暫停,以手指示方向,並向客人說:“請這邊走。”在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕後示意客人先進先出:
“請上電梯。”“請下電梯。”開門關門時留意手不要交叉或揹着手開門。手把在右側的門用左手開,在左側的用右手開,這樣姿勢會更優美。若是向內開的門,則應你先進,並用手按住門說:“請進”,等客人進來後再鬆開門。
11、初次與領導見面的來客
一般應該先把來客介紹給領導,但有時如果來客的身份較高,則最好先向來客介紹領導。引見後除非領導要你留下,否則做介紹之後即要退出領導的辦公室。
12、領導正在會客時
若有事聯絡或請示,須用遞紙條的方式。可將事項寫在便條上,進入辦公室後,先向客人道歉:“對不起,打擾了。”
13、客人離去時
即使你再忙,也別忘了最後的道別,稱呼對方的名字將造成好的印象,所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。
14、製作來訪登記卡
在每天上班時要查看當天約見的來訪者名單。必要時應事先將約見的有關資料準備好,製成寫有姓名、職位、單位、訪問日期、求見人等等的卡片。
迎接禮儀
(一)對前來拜訪、洽談業務、加入會議的外國、外地客人,應首先懂得對方達到的車次、航班,部署與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因,相應身份的主人不能前往,前去迎接的主人應向客人作出禮貌的匆倉促。
(二)主人到車站、機場去迎接客人,應提前達到,恭候客人的到來,決不能遲到讓客人久等。客人看到有仁攀來迎接,心坎一定覺得非常愉快,若迎接來遲,一定會給客人心裏留下暗影,事後無論怎樣匆倉促,都無法打消這種瀆職和不守信用的印象。
(三)接到客人後,應首先問候一路辛勞了、歡迎您來到我們這個漂亮的城市、歡迎您來到我們公司等等。然後向對方作自我介紹,如果著名片,可送予對方。
注意,在接待人員裏,要選擇老練的、熟悉路況的司機比較好。
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