什麼好習慣能提高工作效率
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什麼好習慣能提高工作效率,在職場上,除了掌握工作的相關技能之外,我們還要總結出最有效的工作方法,提高工作效率的根本是養成良好的習慣,我們首先要知道什麼好習慣能提高工作效率。
什麼好習慣能提高工作效率1
一、提前規劃工作重點
待辦清單的妙用很多人都知道了,我建議大家除了寫日待辦清單之外,還應該寫周待辦清單,二者結合使用。
我個人是會在周天,寫好下一週的待辦清單,然後再對照這份清單,來寫每天的清單事項。在寫每天待辦清單的時候,要格外注意給每個工作重點做好排期,避免很多工作都卡在了某一時段裏
二、規範命名文件名
爲了整理的方便,也爲了搜索的方便,強烈建議要規範命名文件名。我個人習慣的命名方式是:文件內容+合作方/用途+時間+編寫者/使用人。
比如吳題在2017年8月20日給客戶做了一份產品推廣方案,那麼就可以命名爲:XX產品推廣方案 xx客戶 2017。08。20 吳題。如果推廣方案改了一稿、二稿、三稿,那就在命名後面加上“(一稿)/(二稿)”等字樣就好了。
三、定期整理郵件、文件
如果你平時按照一定的規律命名及存檔,其實整理這件事就變得比較輕鬆了,你要做的就是定期把不要的東西刪掉。
作爲一個整理強迫症,我的問題就是感覺這個文件資料一用不着,我就會把它刪掉,但有的時候才過了兩天,我又想用這個文件了,然後……哎,我不說你們也懂得了。
後來,我在曹將那裏看到了一個方法,就是如果你覺得一個文件可能沒用,先不要馬上刪掉,你可以建立一個臨時文件夾,把你覺得可能沒用的文件扔進去,如果過了一兩個月發現確實一次都沒用到它,那麼就可以刪掉了。
這個方法我覺得十分可行,因爲你可被你誤刪的文件,你可能再次用到它,間隔通常不會太久,不要問我爲什麼知道…
四、重要文件掃描備份
規範命名、整理文件更多的是運用在電子資料上,如果有些紙質資料非常重要,不妨把它掃描備份。一是現在電子設備非常發達,省去紙質材料帶來帶去的不便;二是爲了自己查閱搜索方便。
推薦使用掃描寶或掃描全能王來掃描,我個人更偏愛掃描全能王。即便在光線不佳的環境下,也能掃描清晰,還能裁剪之類的。
五、及時備註、標籤微信好友
現在這個時代,很難說你今天參加一個活動認識的某個人,在未來是否會跟你建立起什麼合作。爲了以後溝通的順暢,在剛加好友的時候,就應該立即備註、加標籤。
如果你有給微信好友分標籤的習慣,在剛添加新好友的時候,就選擇你認爲最符合他的標籤,同時在他的名字後面以“()”的形式進行備註。比如(XX課程,2017。09);(XX分享,聲音很好聽)等等。
備註的時候儘量用簡短的字詞來建立起兩人之間的聯繫就好了。
六、瑣碎的事情統一處理
在工作中,難免會碰到一些瑣碎的事情,比如收發文件資料、查看郵件、微信、拿快遞等事情,如果一碰到一件瑣碎的事就立馬去做,會把我們整塊的時間分割成小塊,導致很多碎片時間產生。
因此,不妨在幾件困難工作之間的轉換休息時間、以及下班前的一段時間去做這些事情,比如我個人就習慣在下班前20分鐘,統一查看微信信息。
七、加快文件搜索
當電腦上存的文件一多,就容易找不到自己想要的文件,或者想要快速找出符合同一主題的相關文件,這時候就可以運用文件搜索工具了。
雖然電腦自帶文件搜索,但非常地慢。比較好用的文件搜索工具有Spotlight、everything和Listary。其中,Spotlight僅適用於蘋果電腦。這三款軟件的功能大同小異,都是能速度找到你想要找的文件。
但Listary有個更好的地方,就是它可以不單獨打開軟件就進行搜索,只需要雙擊ctrl鍵即可彈出檢索框,輸入文字即可檢索相關的內容,非常方便。
八、文檔協同編輯
有的時候,我們需要一個團隊來共同完成一份方案,如果用傳統的word編輯,會有一個問題,就是每次每個人修改完文檔之後,就要發給其他人,其他人再在他的基礎上修改。如果你是文檔被修改的那個人,當你拿到一份新的沒有任何修訂標註的文檔之後,需要人工或用word比照功能才能發現哪裏被修改過了,比較麻煩。
什麼好習慣能提高工作效率2
一、保持環境整潔
生活空間裏,物品多一些,比較有溫馨和治癒的感覺。但是工作區域內,應力圖做到簡潔。簡潔的工作環境,不僅能給別人高效、務實的印象,也能幫助你自己工作時更好的集中注意力。視野範圍內,東西越少越好,手機、擺件、筆、抽紙、零食等,都會干擾你注意力集中。尤其是手機,它絕對是你專心工作的天敵,只要在手邊,總忍不住時不時地拿出來看一看。工作臺上,除非工作必要的東西,其他東西全部收起來。真正工作的時候,利用率高的其實就紙、筆、水杯幾樣。把不必要的大物件,比如書籍、擺件,搬離工作區域遠一些。桌面上如果需要用到的小東西很多,比如不同顏色的筆、訂書機、鳳尾夾等,儘量用收納盒收納起來,用的時候再拿出來,這樣檯面看起來更加整潔。
二、列任務清單
將自己要做的事情列舉下來,完成一項勾掉一項。有的人喜歡用紙記,有的人習慣用手機軟件,這個根據自己的習慣來就好。我更傾向於使用紙筆,順便練習一下寫字的`能力。把待辦的事項列舉出來,腦中會更加清楚有哪些事情,也能夠幫助更好地分清主次和輕重。已辦結的事項及時勾掉,就不需要把它記在腦海裏,佔用自己的內存。不建議給每個事項規劃辦理的時間,因爲實際操作中,常常有各種無法預料的情況打斷你的計劃。而未能及時完成計劃,會讓人很有挫敗感,產生沮喪的情緒。曾經流行過番茄工作法,把時間的利用精確到分鐘,這會花費你大量的時間和精力來做計劃,而且執行起來難度太大。
三、定期回顧和總結
回顧和總結,也就是大家常常說的“覆盤”。及時總結自己最近辦了哪些事情,辦理的結果怎麼樣,一條一條地梳理,這樣不會感覺自己虛度了時間。每件辦完的事情都需要反思,做得怎麼樣,自己是否滿意,別人有什麼反饋,有哪些可以改進的地方,有哪些在操作中實用性強的技巧。如果只做不思考、不反思,那麼每天都是機械地重複,一件事情幹上1000遍也不會有太大的長進,難以實現質的改變。要從每一次的實踐中,總結經驗,汲取教訓,下一次才能做得更好。
四、保持規律的作息
人是一個生物體,有自己活動的自然規律要遵守,違反規律必然會遭受反噬。把每天要做的事情安排在相對固定的時間段完成,在相對規律的時間裏睡覺、起牀、吃飯、學習,效率更高,精力也會更充沛。很多事情形成規律後,意識層面就不需要思考要做什麼、怎麼做的問題。我身邊有個自律的模範,上班極其規律。每天固定時間到辦公室,一般只會早,絕不會晚。提前規劃好一天的工作,全部按質按量完成。當天送給他的文件,一定全部當天閱完,絕不會拖到第二天。有時候臨下班送去的文件,也會簽完再走。他不僅工作效率高,而且每天的精力都很充沛。
五、想到的事情立即就去辦
想到要辦的事情或者臨時交辦的事情,如果沒有立即着手辦,心裏始終會記着這件事,影響其他事情的辦理進展。有時候,碰上些不想幹得事情,或者懶勁兒犯了,或者覺得自己還沒準備好,就會拖拖拉拉地不想幹。上來就想要幹得轟動、幹得完美是不實際的,邊幹邊改進是常態,幹完再改N稿,是常態。不管你想不想,準備沒準備,幹得順不順,只要用心了,其實最後的結果都是差不多的。動手去做了,比預想自己做得完美更有效。
六、及時記錄
許久不寫字的人,常常會提筆忘字,或者字越寫越醜。完整的文章需要寫,零散的片段也要記錄。我之前總有個誤區,覺得寫的字不好看,記錄得不完整,怕浪費了素材。或者,事情一會辦完,事件太平常,沒有記錄的必要。其實,記錄是一種積累,可以是一段話,也可以是一句話,或者一個詞彙。即使是碎片的東西,記得越多,在以後運用起來,細節就越豐富。好記性不如爛筆頭,過段時間再回顧一下隨筆記的東西,反思、篩選一遍,有助於慢慢豐富、完善自己的知識體系。記得越多,腦海裏有印象的東西越多,在不經意間就流露出來了。有時候,一個念頭忽然閃過,不及時記錄下來,就不知道它又溜去了哪裏。
習慣幫助你提高效率,在同等的時間內做更多的事情,在量的提升上有大幅度的改變。光把工作做完、快速做完是不夠的,要把每件事情做好,才能不斷地精進。這需要在長期的訓練和點滴的積累。
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