外事接待禮儀的基本流程
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外事接待禮儀的基本流程,我們都知道在在職場中最重要的就是與人打交道,需要講究一定的禮儀,因此要學會一定的技巧和方法,才能夠更好的完成接待任務,下面一起了解一下外事接待禮儀的基本流程。
外事接待禮儀的基本流程1
迎送
在涉外活動中,到機場、車站迎接或送行客人,也是一種禮節。迎接時,須在飛機或火車抵達之前迎候。外賓出機場或車站時,應按照身份高低站成一列,經禮賓工作人員介紹,主動與外賓握手問候,表示歡迎。
爲外賓送行時,應在外賓登機或上車之前到達機場或車站,按照身份高低排成一列與外賓握手告別,並表示良好祝願。在機場送行時,一般說“祝你一路平安”(不說一路順風)、“歡迎再來”等祝願話;在車站(站臺)送行時,要等到火車開動後揮手告別,直至走遠時方可離去。
陪同
陪同作爲一種禮遇,一要按照“對等原則”(對外交往有兩個原則,另一個是“國際慣例原則”),視外賓的職務、身份而定陪同人員。二要,依據“誰迎送誰陪同”的要求,確定專人陪同外賓的全程活動,不應頻繁調換陪同人員。
在陪同外賓活動時,應該注意乘車(轎車或出租車)時的規矩:即上車時要請外賓從後面的右車門上車,主人從後面的左車門上車。這樣一是外賓上下車方便(距離目的地最近),二是爲了外賓安全。如果外賓先上了車,並坐到了主人的位置上,可不必讓外賓調換位置。
會見
會見是外事禮儀中比較重要的一個內容。它是指有身份、有地位或上級領導(如市長)出面給來賓的一種禮遇。安排會見,要注意三點事項:
一是要按照來訪外賓的身份、地位和內容來確定由什麼樣的人出面會見,一定不要過多、過濫;不可“小題大做”,也不應“降格以求”。
二是要事先確定好會見的時間、地點和參加人員。
在時間上,一定要比外賓先到,做好事先的有關事宜。當客人到達時,參加會見的人員要按身份或職務站立一排,一一同客人握手致意,表示歡迎。
在地點上,要講究環境和氣氛:會見場所要寬敞、明亮、整潔而有特色,桌子(或茶几)上應擺放鮮花,甚至可擺放國旗(對官方人員)。
在參加人員上,要遵循對等原則。這裏的對等指人員的身份、職務、專業的對等,也指外方與我方人數上的對等。外賓6人以下的,我方參加人員對等,6人以上的,我方人員可少於對方。
會見時,可以上茶水、飲料或水果。
三是贈送紀念品。會見時,外國人特別是日本、韓國等有贈送禮品或紀念品的習慣,以表示對會見人的答謝。所以我方也要做好事先準備,否則將處於被動。贈送或回贈禮品時,要在會見完畢,客人即將離開時,由主要會見人即身份或職務最高的人來贈送。
會見結束後,賓主應合影留念。
工作會談
工作會談或業務洽談,應掌握以下兩點:
其一,必須事先準備好“會談提綱”或“洽談要點”。會談時要提綱挈領,言簡意賅;會談時間一般不超過一個小時,業務洽談時間一般掌握在一個半小時。如果沒談完,可臨時休會。切忌沒完沒了,費話連篇,使人感到厭煩。
其二,會談時要以主談人爲主,決不可不分主次,隨便插話,七嘴八舌,海闊天空。如果問到誰時,可以講。
參觀、旅遊
安排好外賓來訪時的參觀(觀光)、旅遊活動,是涉外工作中最常見的一種禮儀。最重要的是,要根據外賓的情況(如代表團的性質、來訪內容、人員層次等),選擇好參觀的項目或內容,(外賓確實感趣)安排好參觀的路線和時間。
在選擇參觀項目時,應該考慮到:
1、能與代表團業務或來訪內容相一致、相配合;
2、安排最能體現本地經濟(產業)實力或特色、最有典型意義的企、事業單位。如經濟技術開發區等;
3、根據來訪者的職業、興趣、愛好與願望,安排相應的參觀單位。如教育工作者應安排參觀學校,科學家可安排參觀科研單位等;
4、對於某些女性外賓,可安排到社會福利、文化藝術、婦幼保健等單位參觀。
簽字儀式
在雙方簽署重要的協議、協定、議定以及聯合公報、聯合聲明或重要合作項目合同書等時,往往要舉行簽字儀式,由雙方代表分別簽字,然後交換文本。參加簽字儀式的人員,可包括雙方參加談判的人員及其它必要的人員。爲了表示對所籤協議、合同等的重視,往往還請更高身份或更多的人員出席。
在簽字儀式前要做好準備工作。特別是所籤文本必須在儀式前準備妥當,包括文本的定稿、翻譯、印刷、校對、裝訂、蓋章等,都要確保無誤;同時還要準備好簽字時用的國旗、文具(簽字筆)等。
簽字儀式的現場佈置。我國的一般做法是在簽字廳內設一簽字桌(長方桌),桌面覆以深色(深綠色爲好)臺呢,桌後放兩把椅子,爲雙方簽字人座位,主左客右。座前擺的是雙方保存的文本。文本前面放置簽字文具。桌子中間擺一旗架,懸掛雙方國旗。參加儀式的其他人員,按身份順序排列於各自簽字人員的.座位之後。雙方助籤人員分別站立在各自簽字人員的外側。
外事接待禮儀的基本流程2
迎接禮儀
客人進門,主動起立問候,立即招呼來訪客人,自報家門。打招呼時,應輕輕點頭並面帶微笑。如果是已經認識的客人,親切招呼;如果是陌生客人光臨時,務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問:請問貴姓?請問您是哪家公司?
接待禮儀
客人要找的負責人不在時,要明確告訴對方負責人到何處去了,以及何時回本單位。請客人留下電話、地址,明確是由客人再次來單位,還是我方負責人到對方單位去。
客人到來時,我方負責人由於種種原因不能馬上接見,要向客人說明等待理由與等待時間,
若客人願意等待,應該向客人提供飲料、雜誌,如果可能,應該時常爲客人換飲料。
接待人員帶領客人到達目的地,應該有正確的引導方法和引導姿勢。
第一時間給客人倒水或奉茶。先放下手上的工作,給客人倒茶,不能讓客人幹坐等待。
不速之客的接待
有客人未預約來訪時,不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方:“讓我看看他是否在。”同時婉轉地詢問對方來意:“請問您找他有什麼事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明,儘量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司的領導,就更應該謹慎處理。
送客禮儀
客人離開,起身目送:歡迎下次光臨。
電話接聽禮儀
①接聽電話時應該熱情,自報家門。
②左手持聽簡、右手拿筆,隨時記錄電話內容。
③電話鈴聲響過三聲之內接起電話
④注意聲音和表情,說話必須清晰,正對着話筒,發音準確,並儘量用熱情和友好的語氣。
⑤複誦來電要點:電話接聽完畢之前,不要忘記複誦一遍來電的要點,防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會,使整個工作的效率更高。
⑥最後道謝:感謝您的來電,歡迎下次諮詢。讓客戶先收線。
⑦當你正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應先招待來訪客人,此時應儘快和通話對方致歉,得到許可後掛斷電話。不過,電話內容很重要而不能馬上掛斷時,應告知來訪的客人稍等,然後繼續通話。
⑧外線電話轉接,要問清客人聯繫的姓名或者明確意圖,再進行轉接。
引領禮儀
①外客來訪,引領客人在會客區入坐,通知相關人員接待;原則上應先向客人介紹接待人身份、職位等。
②會見過程中,如需打擾,理應先向客人道歉,徵得同意後,再說明事由。
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