如何完善溝通機制
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如何完善溝通機制, 溝通是合作的開始,有人說管理即溝通,溝通貫穿於管理的任何環節,市場上關於溝通技巧的培訓課程也不少,足以說明溝通在管理中的重要性,所以如何完善溝通機制?
如何完善溝通機制1
一、搭建溝通“橋樑”,無阻力溝通
企業發展強調的是團隊的精誠團結,溝通的行爲和過程在團隊管理中起重要作用。有些管理者唯恐別人比自己強,不讓員工知道,決策是領導做的,部下只需要執行上級決策,不需要相互溝通。
其實,溝通是雙向的。員工們知道的越多,理解就越深,對企業也就越關心。一旦他們開始關心,他們就會爆發出數倍於平時的熱情和積極*,形成勢不可擋的力量,任何困難也不能阻擋他們。這正是溝通的精髓所在。
所以說,有效的激勵機制的構建是在溝通機制的基礎作用下來體現的,儘快打通阻滯企業內部溝通的障礙。有效溝通的方式貴在建立廣泛的溝通渠道,既要有正式的溝通渠道,又要有非正式的溝通渠道,既要加強縱向溝通,又要重視橫向溝通;既要了解各種溝通方式的優點和缺點,又要有針對不同對象採取不同方式的靈活手段,才能使溝通機制的運行真正有效。
1、正式的溝通方式,如月度會議、週會、早會、總經理辦公會、各種根據工作需要的協調會、分析會、座談會等,這是適合決策層商議確定企業方針目標,工作佈置、總結、任務要求的溝通方式。其中,採用座談是一種廣泛交流的形式,要求高層與一部分員工就企業的某些問題進行非正式的多向交流,以尋求一些解決途徑。這一溝通形式的優點在於參與座談的員工因爲人數佔據優勢,從而從心理上克服弱勢羣體的思維,交流時也可暢所欲言。在實施的過程中的小問題,可當場處理;大問題,須蒐集適量信息,將重要問題具體分析,以選擇行動方案。應當把這一形式定期化。
2、不定期召開員工大會或面談的方式。高層主動與基層員工進行面對面、一對一的交流,從而瞭解員工需求的一種機制。但這一形式得到的信息真僞取決於面談員工的心理狀態。公司的重要信息直接由高層傳達,有問必答,使員工各司其職,都清晰的知道自己該向誰負責、向什麼負責,使員工瞭解、掌握本單位的最新動向、目標等信息,從而縮短員工與上層管理者之間的距離,使員工產生對組織的信任感與忠誠度。
3、非正式的溝通方式,如電話溝通、信函、電子郵件等。這是適合決策層與管理層、*作層,管理層與*作層加強交流,增進了解的溝通方式。無阻力的溝通,纔有企業無阻力的未來。傳統的溝通方式有時一兩句話很難溝通清楚,特別是遠距離管理時,溝通成了一件不那麼容易的事情——在網絡時代,通過互聯網這個溝通方式,來解決這個難題,是一種高效的交流方法,是一種必須,也是一種藝術。從信息溝通的流轉過程入手,健全網絡溝通渠道;重視員工的意見,領會員工的所思所想,分析存在問題的原因,主張求同存異。因爲如果你不正視他們的意見,本來可以企業提供一個非常好的意見的,但是平時你的不聆聽,那時也就不會給你提了。
4、定期開展員工文娛、聚會、體育類等活動。通過舉辦形式多樣、輕鬆、愉快的活動,增加員工之間相互接觸、相互合作的機會,加強員工之間的交流,增進相互瞭解的程度。在活動期間,可以就某些熱點問題,考驗他的觀點和看法、分析問題的條理*和表達能力、邏輯思維能力等,通過分析外顯行爲和淺層次的'知識經驗及深處的、主觀的個*特點及其差異;瞭解能力素質和*格、潛在的行爲動機等。行爲動機即覺悟、內在追求。管理界的三句名言:人的知識不如人的智力;人的智力不如人的素質;人的素質不如人的覺悟。
二、多溝通,善疏導
人和人之間有接觸纔有瞭解,有了解才能溝通,有溝通才會互動。多與對象溝通,不僅可以藉助豐富的表情,表達更加準確,大幅減少信息失真,還可以增進一定的瞭解和感情等等。
所以,建立這種感情關係,應該常“串門”。不失時機的尋找一些多接觸的理由,找準溝通對象進行感情培養。所有感情的培養,所有交易的達成都會基於“串門”。尤其是如果能找到某件事情是可以令對方需要你的,那種距離感會隨着這樣事情的發生而消失掉。我說的不是你求對方,而是對方需要你。試想一下,當我們求別人辦事和別人求我們辦事的時候,心裏的狀態是不一樣的,自然是誰需要幫助在心理上首先會繳械投降。這是溝通機制的精髓所在。建立“六必談”制度。藉助豐富的表情,表達更加準確,可以大幅減少信息失真,還可以增進這間的感情和理解,達到“潤物細無聲“的效果。員工表現優異時必談,及時表揚,適當給予獎勵;員工出現差錯時必談,及時瞭解原因,糾正改進;員工獲得晉升(晉級)時必談,聽取意見建議,明確更高責任和目標;員工間有矛盾時必談,掌握事實,及時化釋解疑;員工有思想問題時必談,瞭解動態,及時引導提高;員工離職時必談,掌握信息,及時瞭解原因,正視問題。
2、溝通層次明確。站在員工的角度或需求考慮問題,才能打通阻滯企業內部溝通的障礙。在一個團隊中如果不能有效地進行溝通,那管理就是空中*樓,激勵機制也就無從談起,那麼就不能很好地彼此協作,必須要解放思想、轉變領導意識,重視發揮和挖掘每位員工的聰明才智,讓員工真正成爲企業的主人蔘與獻計獻策,共同承擔企業發展的重任。例如,有的基層管理人員出於對自己職位的考慮,對於上級領導在工作中顯而易見的錯誤是視而不見。員工應該懂得如何以合理的方式去協調,而基層主管更需要知道如何去耐心地引導。3、溝通效果跟蹤檢查。每次的溝通,都要進行效果的跟蹤檢查,存在的問題是否已解決;思想的疑慮、矛盾是否已化解;工作的偏差是否已糾正;工作執行是否達到預期;執行力是否提高……溝通的有效*在於結果的有效*。組織績效不高,也有可能是“巢”的問題:與崗位不適應,與同事、上司工作作風,習慣不適應等,這時可以調適到適合的“空穴”。正如《淮南子·原道訓》的“喬木之下,空穴之中,足以適情”。
三、人崗匹配,“醞釀”良馬
加快品牌“產品”的開發和培育,調整組織的“造血”功能,有助於改善內部溝通,從而促進“血液”循環和新陳代謝,有效驅除組織的“病毒”元區,是降低內部溝通協調成本的事半功倍之舉。“山重水複疑無路,柳暗花明又一村”。智者樂水,仁者樂山。基於崗位勝任特徵,合理組合各種不同的人,通過個體心理特徵及年齡互補*實行人職匹配組合。組合得好能產生奇效,使整體效能大於各個人才作用之和,即一加一大於二;組合得不好,會使各個人才的作用發揮受到限制,甚至產生內耗,個體人才的作用相互抵消,即一加一小於零。“三個臭皮匠,合成一個諸葛亮”,就是這個道理。任良馬,須知馬。良馬足以擔負重任,值得驅遣。從溝通角度來看,良馬不是天生的,而是製造出來的,企業應從發展的趨勢去識別良馬,避免出現“相馬失之瘦,相士失之貧”。在關注的馬匹中,有許多品種的馬,如:千里馬、良馬、“瘦”馬、“廢”馬、“毒”馬。千里馬有,但找起來不容易;而良馬是有幸期遇“伯樂”,才得以成爲“千里”馬;而有的“瘦”馬除已經顯露和具有的潛在才能外,還有一種“發展”的才能,這種才能尚未充分顯現,只要經伯樂精心馴養,也可成爲千里馬;這種主要表現在年輕的馬匹中,應注意識別挖掘和馴養,因爲它關係到“馬匹”品種的開發、智力的投資和後備力量的補充;“廢”馬無論經怎麼馴養也只能成爲“瘦馬”,是不會變得精壯神駿的;“毒”馬的品質極差,成事不足,敗事有餘,是不可用的。綜上所述,建立一個有效的激勵機制,可以從建立如下的管理制度下手:利益機制—完善三位一體的責任制、考覈制和獎懲制。監督機制—建立有效的防錯糾錯機制。思想機制—注重組織文化和職業道德建設,引導、提升人的需要層次。所以說,在組織的不斷髮展過程中,組織應進行行爲的調整與*,與有關人員廣泛蒐集信息、分析信息,客觀公正地處理企業出現的各種問題,防止出現“不識廬山真面目、只緣身在此山中”;創造和靈活運用符號,做出科學判斷,共同推動全市供水事業,實現跨越式發展。
如何完善溝通機制2
一、 建立良好的溝通文化
一些企業的會上不說,會後亂說,逢人只說三分話,增加了管理上的內耗。老闆喜歡員工拍自己的馬屁,一家人都學會了給老闆拍馬屁;老闆喜聽好聽的話,下屬彙報一般都是歌舞昇平。建立良好的溝通文化,必須從企業掌門人開始。溝通應樹立“問題在我”的思想,而不是無端指責別人;溝通應坦誠相待,而不是遮遮掩掩;溝通應通過有效途徑,而不是背後亂說。溝通文化不健康,溝通可能就會成爲形式主義,很難對管理起到實質性的幫助,就溝通本身來說是不產生任何效益的,反而增加了管理成本,時間的浪費是最大的浪費。
二、 建立溝通制度與流程
企業應根據企業自身的特點,確定溝通形式,建立溝通制度與流程,讓溝通有據可依。制度與流程是觀念的落地工具,觀念只有貫穿於制度與流程中,纔不會懸在空中。例如:管理者的辦公室永遠都開着門,歡迎員工反應問題,而不是把員工拒之門外。用制度的形式規定溝通的方式、內容、頻率,並納入績效考覈,最終成爲習慣。
三、 坦誠相待,以工作爲主題
溝通應坦誠相待,以工作爲主題,而不是扯虛無縹緲的話。溝通時間,要多說讚美、鼓勵、感激、幽默的話,不要說沒有依據、數據的話,自己情緒不好的時候不要與別人溝通。
四、 及時反饋,解決問題
對於在溝通中員工提出的問題,要有針對性措施,並及時向員工反饋,否則就失去了溝通的意義。通過溝通,發現管理中的問題,解決管理中的問題,本來對員工也是一種激勵。
隨着信息化的普及,QQ、MSN、E-Mail、OA等成爲常見的溝通形式,雖然信息化縮短了人與人之間的距離,但也淡化了人與人的之間的感情。我曾經工作的一個企業,實現了無紙化辦公,辦公室工作人員平時的工作基本都是在電腦上完成,我發現員工之間的感情多少有些冷漠,隨後由公司出經費,跨部門組織集體活動,促進了而員工之間的溝通,增進了員工之間恩恩感情。
如何完善溝通機制3
建立良好的溝通機制的方法
1、注意傾聽:“上帝給了我們兩隻耳朵,卻只給了一張嘴巴”。要少說多聽,傾聽是我們獲取他人信息,認識他人的重要途徑,也是我們尊重病人的最好方式,傾聽病人的心聲,讀懂他的內心世界,在傾聽中,必須使自己敏感,理解對方的情感意義,必須對對方的信息保持充分的興趣,理解對方表達的真實自我,讓病人及家屬感到你是一個真誠專注的傾聽者,是一位設身處地理解病人的護士。
2、表示共鳴:病人及家屬的社會地位、職業、文化、性格差異甚大,與其溝通或解決問題時,要考慮到各種因素,特別對不易溝通的人,暫時難以統一,要記住一句話;可果斷決定,另找時間,使自己處於最佳狀態時再來協調處理矛盾。
3、高尚激勵:每個人都崇尚高尚道德,在說服他人轉變看法時,有效的方法是用高尚的動機激勵他,耐心啓發他做他應做的事,和應有的修養。
4、 熱忱感化:當說服一個人時,對方最擔心的可能是受傷害,用誠摯的態度,滿腔的熱情來對待他,使他從心底受感動,而改變自己的態度。
5、交換信息:不同的意見往往是由於掌握了不同的信息所造成的,有些人是學習不夠,對一些問題不理解,還有的人聽了誤傳,記住耐心的將正確的信息傳給他,他覺察到自己的行爲的確不美好,進而接納了你的新主張。
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