如何做好跨部門溝通協作
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如何做好跨部門溝通協作,在我們的日常生活中,在我們的職場上面都是要學會如何去溝通,如何去有效的和自己的同事溝通,這也是需要一定的技巧的,下面我們一起來了解如何做好跨部門溝通協作。
1、建立共同的目標
建立共同的目標是跨部門協作的基礎,因爲部門和部門之間本來就各有各的.事情、立場、角度。理論上你的事和我的事不一樣(雖然也是在一個公司共同的大目標之下),所以跨部門一起協作時,就需要把工作任務變成彼此共同的工作任務,目標變成彼此共同的目標,把你的事和我的事變成同一件事。
那麼就需要要麼就是在部門常設的工作職責中明確各自在業務鏈條上承擔不同角色和職責,一起做好這個鏈條上的協同工作;要麼就是基於一個專項的工作任務,明確來自不同部門的成員和工作職責,大家圍繞該專項工作任務目標開展團隊協作,很多公司職能制組織架構和虛擬團隊機制就是爲了解決這種情況。
2、訴求共同利益,獲得雙贏
在建立共同目標基礎之上,還要訴求共同的利益。
跨部門要協作好從約束角度來說就是明確個人(部門)的職責,你做那個我做這個,但多少還是有些不夠(如果職業化程度足夠高,其實也夠了),所以還要從利益獲得角度促使,這個利益是需要協作的各方都能獲得利益,而不能有人贏有人虧,那麼虧的人下次就不想合作了,所以要一起去尋找到共同的利益點。
1、換位思考
在溝通過程中,雙方的互相理解和換位思考非常重要。對於一個部門經理來說,換位思考也即應該多瞭解其他部門的業務運作情況,多從其他部門的角度考慮問題,要理解其他部門的難處。這樣才能溝通無極限。當其它部門不配合你的工作時,你應該檢討自己,站在對方的角度去看問題,而不能一味地埋怨、抱怨。
那麼,企業能爲員工的換位思考做些什麼?首先是可以制定一些制度,爲員工創造一些條件跨部門溝通,也可以成立跨部門的項目小組進行工作。不過,最常做的也是最有效的一招就是實行崗位輪換或者是互相兼職!80/20規律告訴我們,公司內部80%的'信息交流與溝通發生在20%的人員之間,各部門的'主管和祕書就是公司內部溝通的“關鍵少數”。
所以,應該鼓勵崗位輪換,請業務背景的人員擔當支持部門的主管,請業務鏈的上下工序主管互換。這既可以讓員工學習到多種知識,很好地規劃他們的職業生涯,也可以讓各部門的員工站在更高的一個職位角度思考問題,使團隊協作精神得以發揮。
2、注重非正式溝通
企業內部溝通中有正式溝通和非正式溝通。正式溝通很普遍,在跨部門溝通時經常被運用,如會議溝通。但我們需注意,部門間需要溝通的較爲敏感問題,最好能在會議前私下解決,迫不得已需要在會議上討論的,也應該先通氣。此外在會上的溝通討論,要儘量以解決問題爲主,而不能相互指責、相互挖牆腳。
部門經理們應該常“串門”,要多與溝通對象面談。現在很多企業的部門都是塊塊管理,各自爲塊,部門經理們很少“互訪”,用得最多的溝通就是電話溝通。對於面談,很多人會說“我正事都忙不過來,哪有空去串門閒聊?”
孰不知,面對面的溝通藉助豐富的表情,表達更加準確,可以大幅減少信息失真,還可以增進部門間的感情和理解。要避免告狀式溝通。發現了相關部門的問題,最好與這個問題的相關部門責任人協調解決,
而不能簡單直接地把問題端給部門經理,更不能直接端給部門經理的上司。否則,這樣做,對於這個責任人而言,就是“告狀”;即使這個問題由上司出面干涉解決了,但以後的溝通協調可能更麻煩。
四、堅持跟進
跨部門溝通的一個重要原則就是永遠不要嫌麻煩。不要以爲開完會、發個文件、寫個報告就沒事了,事後應該隨時保持聯繫,主動了解其它部門的工作進度,掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發生了,而是要主動而持續地溝通,預防問題的發生。
一、爲什麼跨部門協作比較難
首先畢竟創業公司的產品的體量並沒有多大、在產品模塊以及技術架構上並沒有劃分的那麼細緻,可能整個產品一共才三四個產品經理 ,所以要改哪個地方,幾個產品經理一商量達成一致,就開發上線了。
但對於體量較大的產品,彼此之間職責劃分比較細,可能產品中一個頻道就由一個幾十幾百號人的大部門負責,而這個頻道下的每個模塊又由不同的小團隊負責,頻道與頻道之間、模塊與模塊之間都是由不同的部門、團隊負責,整個組織架構複雜度一下提升了N倍。
同時整個產品底層的`基礎能力也會被拆分由單獨的部門負責,例如:搜索功能由公司統一的搜索部門負責、智能推薦由公司大數據部門負責等等。
而且有很多公司也會把開發同學單獨拆分出來形成公司統一的研發中心,負責對接公司內的所有部門的開發,各個部門有需求,走流程提給研發部門進行排期。
其次創業公司的人員也不多,也沒有太多KPI相關的考覈,整個團隊的目標都是一致的,彼此之間的溝通也很順暢、做事都是圍繞同一個目的。
而在大公司,考覈機制比較完善,每個部門都揹負自己的KPI,部門與部門之間其實並沒有一致的方向,都各自優先管好自己手頭裏的那攤事,因此有些是你的核心需求,但卻跟對方的KPI沒有任何關係。
因此在以上的背景下,我們需要調整改動我們的產品邏輯,需要涉及到的業務部門自然而然就會很多,而且目標不一致,互相之間的溝通協作也並不會那麼順暢,這就導致了在大公司裏跨部門合作推進變成一件比較難的事情。
二、跨部門協作中常見問題
1、 事情啓動不了
當決定要做這件事情,需要跟其他部門協作時,你一直在跟對方對接(不管是產品、運營、開發還是其他職能人員),聊來聊去要麼對方不太願意搭理你,要麼是聊了很多花費了很多時間,但是對方一直不給你反饋。
這種情況可能一是對方不知道做這件事對他們的'好處,俗話說“無利不起早”,在公司內也是一樣,所以他們不想做這件事。
再就是你可能找的人不對,他可能不負責這個業務,而Ta也沒有告訴你,再或者Ta只是一個小兵,而且也沒有把這件事向上彙報,一直在這拖着、敷衍了事。
2、 事情推不動
好不容易事情已經啓動了,但是一直沒有進度,每次問都是在排期,或者排了期之後因爲各種原因在延期,每次都是說盡快開始,但都只是口頭說說而已,排期一而再,再而三的往後延期。
這種情況可能是對方可能確實比較忙,把你的這個放到優先級較低的位置上,而且好像延期對他們也沒有什麼損失,所以晚點給你做也可以。
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